Manual de Coordinación Comercial

Convención: Dónde = en qué pantalla ocurre · Resultado = qué debes ver al terminar.

Dónde: CRM, crm.ejecomercial.co, menú Campañas. Solo lo ven las cuentas del grupo de coordinación comercial y los administradores. Si no ves el menú, pide al administrador que te añada al grupo (ver el Manual del Administrador).

Como coordinador o coordinadora también ves en Pipeline y Leads los leads de todos los asesores, no solo los tuyos. Tu Mi día sigue siendo personal.

Dashboard comercial con embudo, valor ponderado y rendimiento por asesor — Escritorio

Dashboard comercial con embudo, valor ponderado y rendimiento por asesor, en el teléfono — Teléfono

Pipeline con los leads de todo el equipo y el filtro por asesor — Escritorio

Pipeline con los leads de todo el equipo y el filtro por asesor, en el teléfono — Teléfono

Cómo fluye una base externa

Consigues una base de contactos con autorización de uso (por ejemplo, la nómina docente de una Secretaría de Educación).
La cargas en Campañas. El sistema descarta duplicados, personas que ya son clientes y personas que ya tienen un lead abierto.
Creas una campaña que define qué se les va a ofrecer y a qué parte de la base se dirige.
Repartes lotes a los asesores. Cada asesor ve su lote en Mi día y registra el resultado de cada contacto.
Solo los interesados se convierten en leads y entran al tablero. Los demás quedan descartados, pospuestos o excluidos para siempre si pidieron no ser contactados.
Sigues el avance en la tarjeta de la campaña.

La base nunca entra directo al tablero. Miles de nombres en la columna Nuevo harían inútil el tablero el primer día y destruirían las métricas de conversión.

Vista Campañas con dos campañas y sus métricas — Escritorio

Vista Campañas con dos campañas y sus métricas, en el teléfono — Teléfono

Video: cargar una base, crear una campaña y repartir un lote (escritorio)

Video: cargar una base, crear una campaña y repartir un lote (teléfono)

Cargar una base

Dónde: Campañas → botón Cargar base.

Nombre de la carga: cómo la vas a reconocer después, por ejemplo “SE Armenia docentes 2024”.
Entidad: de dónde viene la base, por ejemplo “Secretaría de Educación de Armenia”. Se guarda en cada prospecto y sirve para acotar campañas.
Ciudad: se usa cuando el archivo no trae municipio.
Archivo: un .xlsx con una fila por persona. El importador reconoce las columnas de las bases de nómina docente: tipo y número de documento, fecha de nacimiento, apellidos y nombres (juntos o separados), género, celular, teléfono fijo, municipio, tipo de vinculación y cargo. Otras columnas se ignoran.
Pulsa Importar.

Resultado: un resumen con importados, duplicados, ya clientes, ya con lead y sin documento. La carga aparece en el panel Cargas de base con esas cifras. Como referencia, una base de 1.700 filas tarda unos 10 segundos y una de 2.900 unos 20.

Qué guarda el sistema de cada persona: documento, nombre, teléfonos, ciudad, entidad, cargo, tipo de vinculación y solo el año de nacimiento. La fecha completa y cualquier otra columna se descartan a propósito. Los teléfonos de relleno (“99”, “0”) se guardan vacíos y el tipo de documento se normaliza a CC, CE, TI, PA o NIT.

Una carga no se puede deshacer desde la aplicación. Revisa el archivo antes de importarlo.

Formulario Cargar base de prospectos — Escritorio

Formulario Cargar base de prospectos, en el teléfono — Teléfono

Resumen de la carga: importados, duplicados y excluidos — Escritorio

Resumen de la carga: importados, duplicados y excluidos, en el teléfono — Teléfono

Crear una campaña

Dónde: Campañas → botón Nueva campaña.

Nombre y descripción: el objetivo y, si quieres, el guion para el equipo.
Línea de negocio, servicio y tipo de interés: es lo que heredará cada lead que salga de la campaña.
Entidad y ciudad: acotan qué prospectos de la base entran en esta campaña. Vacíos, la campaña toma toda la base disponible.
Cupo diario por asesor: cuántos prospectos propone repartir por lote. Es una sugerencia, no un límite.

Resultado: una tarjeta con el estado Activa, las métricas en cero salvo Disponibles, y los botones Repartir, Ver prospectos y Pausar.

Formulario Nueva campaña, en el teléfono — Teléfono

Repartir lotes

Dónde: tarjeta de la campaña → botón Repartir.

Elige el asesor.
Indica la cantidad. Por defecto es el cupo diario; el máximo es lo que quede disponible.
Pulsa Repartir.

Resultado: los prospectos pasan a Asignados con intento para hoy y aparecen en el Mi día del asesor en el bloque “Prospectos de campaña por llamar”. Un prospecto solo puede estar asignado a una persona.

Recomendación: reparte lotes pequeños y frecuentes, del tamaño que el asesor pueda cerrar en la jornada. Un lote de 200 que se trabaja a medias deja 150 personas esperando a nadie. Antes de repartir un lote nuevo, revisa cuántos asignados le quedan al asesor en Ver prospectos.

Diálogo Repartir con asesor y cantidad — Escritorio

Diálogo Repartir con asesor y cantidad, en el teléfono — Teléfono

Confirmación del lote repartido — Escritorio

Confirmación del lote repartido, en el teléfono — Teléfono

Leer las métricas

Cada tarjeta muestra el embudo de la campaña:

Métrica	Qué cuenta
Total	Prospectos que encajan en el segmento de la campaña
Disponibles	Sin asignar todavía
Asignados	En manos de un asesor, pendientes de resultado
Contactados	Con al menos un intento registrado
Leads	Convertidos en lead por interés real
Ganados	Leads de la campaña que llegaron a Ganado
Descartados	Número errado o no le interesa
Opt-out	Pidieron no ser contactados

La relación entre Contactados y Leads dice si el guion y el segmento funcionan. La relación entre Asignados y Contactados dice si los asesores están llamando.

El panel de prospectos

Dónde: Campañas → panel Prospectos (o Ver prospectos en una tarjeta).

Busca por nombre, documento o celular, y filtra por estado, campaña y asesor asignado. Cada fila muestra el estado, el asesor, el número de intentos y el último resultado. En el teléfono la lista se muestra como tarjetas. Es de solo lectura: los resultados los registra el asesor desde Mi día.

Estados posibles: Disponible, Asignado, Convertido en lead, Descartado y No contactar.

Panel de prospectos con filtros por estado, campaña y asesor — Escritorio

Panel de prospectos con filtros por estado, campaña y asesor, en el teléfono — Teléfono

Pausar, activar y cerrar

Una campaña Pausada conserva sus prospectos y sus métricas, pero no permite repartir lotes nuevos. Los asesores terminan lo que ya tienen asignado. Vuelve a Activar cuando corresponda. Una campaña cerrada no se reabre.

Tu responsabilidad sobre los datos

Las bases externas contienen datos personales de terceros. Antes de cargar una, confirma con quien la consiguió que la empresa tiene autorización para usarla con fines comerciales. En el primer contacto el asesor debe decir de parte de quién llama y respetar de inmediato a quien pida no ser contactado: el estado No contactar es permanente y ninguna carga posterior lo revierte. No exportes ni compartas la base fuera de la plataforma.